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Compta avancée
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Annexe 1 — État financier après répartition
C'est le tableau qui dit, après calcul des charges de l'année, combien chaque copropriétaire doit ou est en trop, combien il reste sur les comptes bancaires de la copro, ce qu'on doit aux fournisseurs et ce qu'on attend des copropriétaires en retard.
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Annexe 2 — Compte de gestion général
C'est le tableau qui compare ce qu'on avait prévu de dépenser (budget) et ce qu'on a réellement dépensé. Les écarts sont mis en évidence catégorie par catégorie. C'est ce qui permet aux copropriétaires de juger si le syndic a bien géré.
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Annexe 3 — Charges courantes
C'est le tableau qui dit comment les charges courantes ont été réparties entre les copropriétaires selon les clés du règlement (ascenseur, chauffage, etc.). Il justifie ce que chacun a payé et permet la régularisation.
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Annexe 4 — Travaux et opérations exceptionnelles
C'est le tableau qui suit les gros travaux et les opérations exceptionnelles : où en est-on, combien a été engagé, combien reste à payer. Indispensable pour les chantiers qui durent plusieurs mois ou plusieurs années.
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Annexe 5 — Dettes et créances
C'est le tableau qui dit qui doit de l'argent à la copro (copropriétaires en retard, locataires en difficulté) et à qui la copro doit (fournisseurs, charges sociales). Crucial pour anticiper les problèmes de trésorerie.
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Comptes annexes
Ce sont les comptes individuels de chaque copropriétaire dans la compta de la copro. Ils suivent en temps réel ce que chacun doit ou est en trop, et servent de base pour les relances et l'état daté en cas de vente.
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Immatriculation au registre national des copropriétés
Toutes les copropriétés doivent être enregistrées dans un registre national, avec leurs données techniques et financières à jour chaque année. C'est obligatoire et bloque l'accès aux aides publiques en cas d'oubli.
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Livre journal
C'est le registre obligatoire qui note tous les mouvements d'argent de la copro dans l'ordre où ils se produisent. Pour les petites copros (moins de 10 lots, budget faible), une compta simplifiée suffit.
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Plan comptable copropriété
C'est la grille des comptes à utiliser pour la comptabilité d'une copropriété. Elle est imposée par arrêté de 2005 et garantit que toutes les copros présentent leurs comptes de la même façon, comparable d'une à l'autre.
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Recouvrement amiable
C'est l'ensemble des démarches faites par le syndic avant d'aller en justice : relances, lettre recommandée, mise en demeure, propositions d'étalement. L'objectif est de récupérer l'argent sans recourir au tribunal.