Une démarche éthique et collaborative pour faciliter la copropriété !

Comment démarrer une gestion en syndic bénévole

Votre copropriété est actuellement gérée par un syndic professionnel. Et vous envisagez de changer de mode de gestion pour passer en syndic bénévole (ou en syndicat coopératif). Dans ce petit guide, nous avons identifié les étapes qui nous paraissent les plus importantes pour vous accompagner dans cette démarche :

Réflexions préliminaires

Il convient tout d'abord de s'assurer de votre propre motivation. Si ce n'est déjà fait, nous vous invitons à étudier les différents arguments pour ou contre ce mode de gestion.

Il est tout aussi important que vous ne soyez pas seul dans cette démarche. Assurez-vous du soutien des membres du conseil syndical et du plus grand nombre possible de copropriétaires. Un soutien familial sera aussi le bienvenu : parlez-en avec votre conjoint.

Vous pouvez aussi contacter une association de syndics bénévoles ou de copropriétaires, qui peut vous fournir des conseils et à laquelle vous adhérerez une fois que vous serez syndic. Voir par exemple l'Union Nationale des Associations de Responsables de Copropriété ou l'Association Nationale de la Copropriété et des Copropriétaires.

Ne soyez pas effrayé par la liste des tâches et des recommandations présentées dans ce guide. La phase de changement de syndic représente une charge de travail importante, qui ne doit pas être sous-estimée, mais qu'il ne faut pas non plus exagérer. Nous avons essayé d'inclure dans ce guide un grand nombre de recommandations pour différents types de situation, et donc toutes ne concernent pas votre situation particulière. En tout état de cause il faut se rassurer en étant convaincu qu'une fois cette phase terminée (d'ici 2 à 3 mois), la gestion courante de la copropriété représentera un charge de travail nettement moins lourde, moyennant une bonne organisation et un logiciel adéquat. Et le bénéfice pour la copropriété vaut certainement l'investissement que vous faites dans ces premiers mois.

Ordre du jour de la prochaine assemblée

La décision de renouvellement ou de changement de syndic ne peut être prise que lors d'une assemblée générale.

A noter : il est théoriquement possible aux copropriétaires de résilier le contrat du syndic. Nous vous conseillons de ne pas vous lancer dans une telle procédure, sauf en cas de faute grave. Il est préférable d'attendre la prochaine assemblée (quitte à la provoquer, voire ci-après) et de désigner un nouveau syndic.


Cas "normal" : assemblée convoquée par le syndic en fonction

Dans le cas où le syndic actuel ne souhaite pas renouveler son mandat, la situation est simple : il suffit d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée le point "élection de M. ZZZ comme syndic bénévole (conformément à sa proposition de contrat jointe à la convocation)".

Dans le cas plus conflictuel où le syndic actuel envisage le renouvellement de son mandat, il est vraisemblable que l'ordre du jour de l'assemblée, préparé par le syndic actuel (le Cabinet XXX), contiendra un point libellé comme suit : "Renouvellement du mandat de syndic du Cabinet XXX pour une durée de <1, 2 ou 3 ans>".
Conformément à l'article 10 du décret du 17 mars 1967, vous pouvez demander à remplacer ce projet de résolution par la phrase suivante : "Désignation du syndic : renouvellement du mandat de syndic du Cabinet XXX, ou élection de M. YYY comme syndic bénévole (conformément à leur proposition de contrat jointe à la convocation)".
Pour cela il faut impérativement vous adresser au Cabinet XXX avant qu'ils n'envoient la convocation, de préférence par un recommandé avec avis de réception.

Dans tous les cas, faites joindre à la convocation votre proposition de contrat de syndic non-professionnel. Télécharger un modèle

Si votre syndic actuel n'a pas ouvert un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, demandez également à ce que le point suivant soit inscrit à l'ordre du jour (après le point concernant le renouvellement ou le changement de syndic) : "Ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, conformément à l'article 18, II alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965".
A noter : la loi vous oblige à ouvrir ce compte bancaire séparé, sans dérogation possible (seul un syndic professionnel peut obtenir de l'assemblée une dérogation sur ce point dans le cas d'une petite copropriété). Mais il est toujours préférable que ce point soit abordé lors de l'assemblée, pour que les copropriétaires en comprennent bien la portée. Il est également préférable que ce point figure dans le procès-verbal de l'assemblée pour faciliter les formalités auprès de la banque (voir plus loin), même si en principe cela ne devrait pas être nécessaire.


Autres situations

Une autre situation possible est le cas de démission du syndic en cours de mandat. Dans ce cas, le préavis est de 3 mois et vous devez demander au syndic de convoquer au plus tôt une assemblée. S'il ne le fait pas, vous devez prendre les choses en main et le faire vous-même, conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars 1967. Dans ce cas, n'inscrivez à l'ordre du jour que les deux points cités précédemment : "Election d'un syndic bénévole" et "Ouverture du compte bancaire séparé".

Autre cas à prévoir : le cas où le syndic "oublie" de convoquer l'assemblée !
Ici il faut distinguer 2 situations, selon que l'on se place avant ou après la fin de mandat du syndic :

  • Si le mandat du syndic est toujours en cours, conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical, ou un groupe de copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix du syndicat, peut demander au syndic la convocation de l'assemblée. Si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical doit lui envoyer une mise en demeure (par recommandé avec avis de réception) et, si cette mise en demeure reste sans résultat pendant 8 jours, il est en droit de convoquer lui-même l'assemblée. Dans cette situation et en cas d'inexistence du conseil syndical, ou en cas d'inertie du président du conseil syndical, la loi autorise même un copropriétaire à convoquer lui-même l'assemblée après en avoir fait la demande au président du tribunal de grande instance (cf. article 50 du décret du 17 mars 1967).
  • Si le mandat du syndic est arrivé à son terme sans qu'il y ait eu d'assemblée, l'article 17, alinéa 4, de la loi du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire de convoquer une assemblée avec à l'ordre du jour la désignation d'un syndic.
Tous les moyens sont donc prévus par la loi pour vaincre l'inertie du syndic. Il faut simplement respecter les procédures et les délais pour les mettre en oeuvre.

Enfin un dernier cas : dans toutes les situations où la copropriété est dépourvue de syndic (exemples : "disparition" du syndic, création de copropriété sans syndic provisoire...), sauf si cela fait suite au défaut de nomination du syndic par l'assemblée générale des copropriétaires convoquée à cet effet, l'article 17, alinéa 4, de la loi du 10 juillet 1965 déjà cité ci-dessus permet à tout copropriétaire de convoquer une assemblée avec à l'ordre du jour la désignation d'un syndic.

Tenue de l'assemblée

La décision concernant le renouvellement ou le changement de syndic se fait à la majorité de l'article 25, c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu'ils soient ou non présents ou représentés. Il est donc très important de s'assurer que la plupart des copropriétaires seront présents ou représentés. En effet si les voix des présents et représentés n'atteignent pas la moitié du total des voix du syndicat, le résultat du vote sera de facto "contre" ! Il vous faut donc faire un travail d'information et de motivation auprès des copropriétaires pour qu'ils soient présents (ou donnent un pouvoir).

Il ne faut pas s'attendre à ce que le syndic actuel soit forcément très coopératif durant cette assemblée. C'est pourquoi il convient de prendre certaines précautions.

Le point de l'ordre du jour sur la désignation du syndic comporte donc (au moins) 2 candidats : "renouvellement du mandat de syndic du Cabinet XXX" et "élection du syndic non professionel M. YYY". L'assemblée doit donc voter indépendamment pour chacun de ces candidats, à la majorité absolue de l'article 25. L'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet de revoter immédiatement à la majorité de l'article 24 (majorité simple des présents et représentés) si le premier vote a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Mais s'il y a plusieurs candidatures (dans notre exemple le Cabinet XXX et vous), l'article 19 du décret du 17 mars 1967 précise que dans ce cas on doit d'abord voter pour chaque candidat à la majorité de l'article 25, et seulement ensuite éventuellement à la majorité de l'article 24. De ce fait l'ordre de présentation des candidats au vote n'a pas d'importance. Donc ne vous laissez pas faire si le représentant du Cabinet XXX a essuyé un vote "contre" et veut procéder immédiatement à un deuxième vote à la majorité simple : il faut d'abord voter pour l'autre candidat (vous !) à la majorité de l'article 25, et ensuite seulement si le résultat est "contre" on pourra procéder à un deuxième vote pour le premier candidat !

Dans le cas où il n'est pas réélu, il est possible que le représentant du Cabinet XXX qui assiste à la réunion demande à suspendre la réunion, ou même quitte la salle suite à ce vote négatif. Cela ne doit en aucun cas perturber la tenue de l'assemblée. Vous devez donc continuer avec le vote pour l'élection du syndic bénévole quoi qu'il arrive. En particulier si l'assemblée se tient dans les locaux du syndic, celui-ci peut (même s'il n'en a pas le droit) mettre les copropriétaires à la porte. Dans ce cas vous devez continuer la séance dans un autre lieu. Si on anticipe une telle réaction, il est préférable que l'assemblée ne se tienne pas dans les locaux du syndic, ou du moins qu'on prévoie une solution de repli à proximité.

Pour cette assemblée, choisissez donc un président de séance énergique. Pour rappel, conformément à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le président de séance ne peut pas être le représentant du syndic (si c'est le cas, c'est un motif d'annulation des décisions de l'assemblée). Donc ce ne peut pas être l'ancien syndic. Mais ce ne peut pas être non plus le nouveau ! Si jamais vous êtes président de séance et que vous êtes élu syndic bénévole, veillez à bien préciser dans le procès-verbal que "l'assemblée décide de confier le mandat de syndic à M. XXX, syndic non-professionnel, et que celui-ci prendra ses fonctions à l'issue de la présente réunion".

Pour cette assemblée, il ne faut pas que le secrétaire de séance soit le syndic. En effet dans ce cas le procès-verbal risquerait d'être incomplet (pour les points suivant le vote négatif du renouvellement de contrat) et d'être diffusé très tardivement. Dès le début de l'assemblée, proposez-vous comme secrétaire de séance. Conformément à l'article 15 du décret du 17 mars 1967, l'assemblée peut prendre cette décision à la majorité simple (article 24). De cette façon c'est vous qui rédigerez le procès-verbal et le ferez signer au président de séance.

Ouverture d'un compte bancaire séparé

L'article 18, II alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965 oblige le syndic à ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Malheureusement, dans le cas d'un syndic professionnel, ce même article autorise l'assemblée à dispenser le syndic de cette obligation. Si vous êtes dans ce cas, il vous revient donc de procéder vous-même à l'ouverture de ce compte bancaire.
Par ailleurs même si le syndic actuel a ouvert un compte bancaire séparé, il s'avère très souvent que la banque n'accepte pas de transférer ce compte au nouveau syndic (!) et il est préférable d'envisager l'ouverture d'un nouveau compte dans une nouvelle banque...

Contactez donc votre banque au plus vite. Vous aurez besoin de transférer rapidement les fonds et vous devrez bientôt payer des factures ou encaisser des versements. Nous vous conseillons même de préparer l'ouverture du compte avant votre élection, afin que le jour venu vous n'ayez plus qu'à transmettre à la banque le procès-verbal de l'assemblée qui vous a désigné comme syndic et que les formalités soient réduites au minimum.

Notez que les banques proposent en général deux types de comptes : un compte courant pour les particuliers et un compte de dépôt pour les professionnels. Bien entendu le syndicat de copropriétaires ne rentre à proprement parler dans aucune de ces catégories. Ce n'est ni un particulier, ni une entreprise, ni une association... Il vous faudra donc trouver la meilleure formule auprès de votre banque. En général vous ouvrirez un compte "professionnel" ou "association". Rappelez-vous que le titulaire du compte est le "Syndicat des copropriétaires de ..." et non le syndic. Enfin n'hésitez pas à négocier les frais de tenue de compte en arguant du fait que vous n'êtes pas un "professionnel" ; ils peuvent même vous être offerts.

Vous pouvez télécharger un modèle de courrier pour votre banque.

En même temps que l'ouverture d'un compte de dépôt, nous vous conseillons d'ouvrir un compte de placement, tel qu'un compte sur livret ou un livret A. Le livret A est préférable car il rapporte (un petit peu) plus, et les revenus sont défiscalisés (avec un compte sur livret les intérêts sont soumis à l'impôt sur le revenu et doivent en principe être déclarés par les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes). Ce compte servira à placer les fonds d'avances du syndicat, selon les décisions de l'assemblée. Les intérêts rapportés par ce placement pourront, selon décision de l'assemblée, être affectés à un fonds d'avances ou venir en déduction des charges courantes.

Assurances, assistance et formation

Il convient de vérifier que l'assurance de l'immeuble comporte bien une option "responsabilité civile de gestion" qui couvre les gestionnaires bénévoles de l'immeuble (syndic et éventuellement conseil syndical). Si ce n'est pas le cas, contactez l'assureur pour ajouter cette option au contrat de la copropriété. Nous vous engageons d'ailleurs à consulter plusieurs assureurs, car c'est peut-être l'occasion de changer d'assurance pour l'immeuble si le contrat actuel n'a pas été négocié au mieux par le syndic précédent.

Il peut être intéressant d'adhérer à une association de syndics bénévoles ou de copropriétaires, par exemple l'Union Nationale des Associations de Responsables de Copropriété ou l'Association Nationale de la Copropriété et des Copropriétaires. L'adhésion inclut en général une assurance responsabilité civile complémentaire pour vous-même et pour les membres du conseil syndical.

L'association à laquelle vous adhérez peut vous proposer des conseils juridiques, des formations à la comptabilité... N'hésitez pas à profiter de ces services.

Vous pouvez également vous procurer des ouvrages relatifs à la comptabilité de la propriété. Par exemple : Copropriété : la comptabilité pour tous, édition ARC/Vuibert, et Copropriété : les nouvelles règles de comptabilité, édition Maxima.
Nous vous rappelons ici que l'utilisation du logiciel automatise un grand nombre de tâches relatives à la comptabilité, ce qui ne dispense pas pour autant de bien comprendre ce qui se passe. Nous espérons que l'aide et le support fournis avec le logiciel permettent de répondre à vos questions, mais la lecture d'un ouvrage spécialisé reste recommandée pour bien asseoir vos connaissances et permettre une utilisation optimale de l'outil informatique.

Transfert des comptes et des archives

Conformément à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, l'ancien syndic doit vous transmettre dans un délai d'un mois la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Et dans un délai de 3 mois, l'ancien syndic est tenu de vous verser le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de vous fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

Que contiennent exactement les archives et de quels documents parle-t-on ? Nous vous invitons à consulter l'article 33 du décret du 17 mars 1967, ainsi que la Recommandation n°20 de la Commission Relative à la Copropriété.

Conformément à l'article 33-1 du décret du 17 mars 1967, l'ancien syndic doit vous fournir un bordereau récapitulatif de tous les documents qu'il vous transmet.

Si vous vous rendez dans les locaux de l'ancien syndic pour le transfert des documents et archives, prévoyez d'être accompagné d'un membre du conseil syndical. Prévoyez également un espace de stockage suffisant car les archives peuvent être relativement encombrantes.

Après réception des documents, la priorité est d'identifier les factures non payées, de façon à ne pas avoir à payer des pénalités de retard (par exemple des impôts).

Et pour la vérification des documents comptables, encore une fois, n'hésitez pas à vous faire aider, par exemple d'un copropriétaire ayant une certaine expertise en comptabilité.

Initialisation dans Coprolib'

Vous pouvez commencer à travailler avec le logiciel dès que vous êtes nommé syndic. Même si le transfert des archives n'est pas encore terminé et que vous ne disposez pas encore de toutes les informations, vous pouvez commencer à initialiser les données suivantes au fur et à mesure que vous les obtenez :
- définition des lots et catégories de charges (à partir du règlement de copropriété)
- liste des copropriétaires
- liste des fournisseurs
- liste des employés (contrat, salaires), le cas échéant
- bilan d'ouverture du premier exercice en cours
- budget prévisionnel et appels de fonds des exercices en cours
- situation des avances
- situation des travaux en cours ou votés
- dépenses engagées dans un exercice précédent (clos) et non payées
- dépenses et recettes de l'exercice en cours
- paiements et encaissements de l'exercice en cours

Coprolib' vous assiste dans cette phase d'initialisation en vous permettant de valider certaines étapes et en vous alertant sur les informations manquantes.

De plus nous pouvons vous proposer une prestation d'assistance au démarrage, sous la forme d'une demi-journée de travail en commun (parfois 2 si la situation est très complexe). Au cours de cette prestation nous vous aidons à initialiser les données dans le logiciel et à analyser les documents (parfois fragmentaires, incohérents ou incomplets) que vous a transmis l'ancien syndic. En même temps vous êtes formé à l'utilisation du logiciel. A la suite de cette prestation, vous pouvez travailler sur une base propre, avec une comptabilité claire et lisible, et vous disposez des éléments pour traiter les éventuels litiges avec l'ancien syndic.

Changements d'adresse

Il faut dans les plus brefs délais notifier le changement de syndic et effectuer un changement d'adresse (et de RIB en cas de prélèvement) auprès de :
- l'assureur de l'immeuble
- le Trésor Public (pour les impôts)
- les organismes chargés du recouvrement des charges si le syndicat a des employés : URSSAF, Retraite, Formation Professionnelle, Médecine du Travail
- les fournisseurs auprès desquels le syndicat a un contrat ou une convention : électricité, eau, ascenseur, société de nettoyage...
- la banque qui détient le compte de dépôt du syndicat (s'il y avait déjà un compte bancaire séparé)
- la mairie de la commune de l'immeuble

Enfin n'oubliez pas de demander à l'ancien syndic de vous réexpédier le courrier à destination du syndicat.

Convocation d'une nouvelle assemblée

Une fois les archives transférées, les comptes vérifiés et les données initialisées dans le logiciel, il peut s'avérer nécessaire d'organiser une nouvelle assemblée avec à l'ordre du jour les points suivants (si ces points n'ont pas pu être traités lors de la première assemblée décidant de l'élection du syndic bénévole) :
- approbation des comptes des exercices clos (le cas échéant)
- décisions concernant certaines régularisations des comptes (si vous avez détecté des anomalies lors de la vérification et de la reprise des comptes)
- décision concernant les dates des exercices comptables (*)
- budget prévisionnel de l'exercice en cours
- budget prévisionnel de l'exercice suivant
- décision de constituer une avance de trésorerie ou une avance pour travaux futurs
- renouvellement du mandat du syndic bénévole (ou décision de passage en syndicat coopératif) (**)
- élection des membres du conseil syndical

(*) Si ce n'est pas déjà le cas, nous vous conseillons de faire coïncider les exercices comptables avec les années calendaires, ce qui simplifie la gestion des factures annuelles et facilite le contrôle des comptes. Dans ce cas vous serez amené à définir un exercice de transition d'une durée inférieure à 12 mois. Par exemple si le dernier exercice clos est du 01/04/2014 au 31/03/2015, définissez un exercice de transition du 01/04/2014 au 31/12/2014, et ensuite des exercices 2015, 2016, etc.

(**) Dans le cas où vous souhaitez passer en syndicat coopératif, nous vous conseillons d'attendre cette deuxième assemblée pour le faire. Lors de la première assemblée, il est plus simple d'élire un syndic bénévole "temporaire" et de ne passer en syndicat coopératif que lorsque la situation des comptes est clarifiée.