Avant le passage en syndic bénévole : Guide pratique pour bien préparer l’assemblée générale

Avant toute prise en main autonome de la copropriété, il faut que les copropriétaires se concertent et se préparent pour voter le changement de gestion en syndic bénévole lors de l’assemblée générale.

Nous avons identifié les démarches les plus importantes pour vous accompagner dans cette transition, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par e-mail si vous souhaitez parler à un spécialiste.

1. Ordre du jour de la prochaine assemblée

La décision de renouvellement ou de changement de syndic ne peut être prise que lors d’une assemblée générale.

A noter : il est théoriquement possible aux copropriétaires de résilier le contrat du syndic. Nous vous conseillons de ne pas vous lancer dans une telle procédure, sauf en cas de faute grave. Il est préférable d’attendre la prochaine assemblée (quitte à la provoquer, voire ci-après) et de désigner un nouveau syndic.

Situation générale : l’assemblée est convoquée par le syndic en fonction

Cas 1 : le syndic actuel ne souhaite pas renouveler son mandat

La situation est simple, il suffit d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée le point suivant :
« Élection de <M./Mme + nom/prénom> comme syndic bénévole (conformément à sa proposition de contrat jointe à la convocation) ».

Cas 2 : le syndic actuel envisage le renouvellement de son mandat

Cas plus conflictuel ici, puisque le syndic envisage le renouvellement de son mandat, il est vraisemblable que l’ordre du jour de l’assemblée, préparé par le syndic actuel, contiendra un point libellé comme suit : « Renouvellement du mandat de syndic de <nom du cabinet de syndic actuel> pour une durée de 1, 2 ou 3 ans »

Conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967, vous pouvez demander à remplacer ce projet de résolution par la phrase suivante :
« Désignation du syndic : renouvellement du mandat de syndic de <nom du cabinet de syndic actuel>, ou élection de <M./Mme + nom/prénom> comme syndic bénévole (conformément à leur proposition de contrat jointe à la convocation) ».

Pour cela il faut impérativement vous adresser au cabinet de syndic actuel avant qu’ils n’envoient la convocation, de préférence par un recommandé avec avis de réception.
Dans tous les cas, faites joindre à la convocation votre proposition de contrat de syndic non-professionnel. Vous pouvez télécharger un modèle de contrat.

Si votre syndic actuel n’a pas ouvert un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, demandez également à ce que le point suivant soit inscrit à l’ordre du jour (après le point concernant le renouvellement ou le changement de syndic) :
« Ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 18, II alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965 ».

A noter : la loi vous oblige à ouvrir ce compte bancaire séparé, sans dérogation possible (seul un syndic professionnel peut obtenir de l’assemblée une dérogation sur ce point dans le cas d’une petite copropriété). Mais il est toujours préférable que ce point soit abordé lors de l’assemblée, pour que les copropriétaires en comprennent bien la portée.
Il est également préférable que ce point figure dans le procès-verbal de l’assemblée pour faciliter les formalités auprès de la banque (voir plus loin), même si en principe cela ne devrait pas être nécessaire.

Autres situations

Cas 1 : démission du syndic en cours de mandat.

Dans ce cas, le préavis est de 3 mois et vous devez demander au syndic de convoquer au plus tôt une assemblée. S’il ne le fait pas, vous devez prendre les choses en main et le faire vous-même, conformément aux dispositions de l’article 8 du décret du 17 mars 1967.
Dans ce cas, n’inscrivez à l’ordre du jour que les deux points cités précédemment : « Election d’un syndic bénévole » et « Ouverture du compte bancaire séparé » :

  • Élection de <M./Mme + nom/prénom> comme syndic bénévole (conformément à sa proposition de contrat jointe à la convocation)
  • Ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 18, II alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965

Cas 2 : le syndic « oublie » de convoquer l’assemblée !

Ici il faut distinguer 2 situations, selon que l’on se place avant ou après la fin de mandat du syndic :

  • Si le mandat du syndic est toujours en cours
    Conformément aux dispositions de l’article 8 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical, ou un groupe de copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix du syndicat, peut demander au syndic la convocation de l’assemblée.
    Si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical doit lui envoyer une mise en demeure (par recommandé avec avis de réception) et, si cette mise en demeure reste sans résultat pendant 8 jours, il est en droit de convoquer lui-même l’assemblée. Dans cette situation et en cas d’inexistence du conseil syndical, ou en cas d’inertie du président du conseil syndical, la loi autorise même un copropriétaire à convoquer lui-même l’assemblée après en avoir fait la demande au président du tribunal de grande instance (cf. article 50 du décret du 17 mars 1967).
  • Si le mandat du syndic est arrivé à son terme sans qu’il y ait eu d’assemblée
    L’article 17, alinéa 4, de la loi du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire de convoquer une assemblée avec à l’ordre du jour la désignation d’un syndic avec le point suivant:
    Élection de <M./Mme + nom/prénom> comme syndic bénévole (conformément à sa proposition de contrat jointe à la convocation).

Tous les moyens sont donc prévus par la loi pour vaincre l’inertie du syndic. Il faut simplement respecter les procédures et les délais pour les mettre en œuvre.

Cas 3 : il n’y a pas de syndic

Dans toutes les situations où la copropriété est dépourvue de syndic (exemples : « disparition » du syndic, création de copropriété sans syndic provisoire…), l’article 17, alinéa 4, de la loi du 10 juillet 1965 déjà cité ci-dessus permet à tout copropriétaire de convoquer une assemblée avec à l’ordre du jour la désignation d’un syndic. Il est aussi possible dans ce cas de demander au juge de désigner un administrateur provisoire, mais cette solution est coûteuse et ne fait que retarder la désignation du syndic ; la première solution (convocation par un copropriétaire) doit donc être privilégiée.

Il ne faudrait surtout pas arriver dans le cas où l’assemblée générale n’arrive pas à décider à la majorité d’élire un syndic, car à défaut de nomination du syndic par l’assemblée générale des copropriétaires convoquée à cet effet, le seul recours est la désignation d’un syndic judiciaire par le juge.

2. Tenue de l'assemblée générale

La décision concernant le renouvellement ou le changement de syndic se fait à la majorité de l’article 25, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient ou non présents ou représentés. Il est donc très important de s’assurer que la plupart des copropriétaires seront présents ou représentés. En effet si les voix des présents et représentés n’atteignent pas la moitié du total des voix du syndicat, le résultat du vote sera de facto « contre » ! Il vous faut donc faire un travail d’information et de motivation auprès des copropriétaires pour qu’ils soient présents (ou donnent un pouvoir).

Il ne faut pas s’attendre à ce que le syndic actuel soit forcément très coopératif durant cette assemblée. C’est pourquoi il convient de prendre certaines précautions.

Le point de l’ordre du jour sur la désignation du syndic comporte donc (au moins) 2 candidats : « renouvellement du mandat de syndic du Cabinet XXX » et « élection du syndic non-professionnel M. YYY ». L’assemblée doit donc voter indépendamment pour chacun de ces candidats, à la majorité absolue de l’article 25. L’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet de revoter immédiatement à la majorité de l’article 24 (majorité simple des présents et représentés) si le premier vote a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Mais s’il y a plusieurs candidatures (dans notre exemple le Cabinet XXX et vous), l’article 19 du décret du 17 mars 1967 précise que dans ce cas on doit d’abord voter pour chaque candidat à la majorité de l’article 25, et seulement ensuite éventuellement à la majorité de l’article 24. De ce fait l’ordre de présentation des candidats au vote n’a pas d’importance. Donc ne vous laissez pas faire si le représentant du Cabinet XXX a essuyé un vote « contre » et veut procéder immédiatement à un deuxième vote à la majorité simple : il faut d’abord voter pour l’autre candidat (vous !) à la majorité de l’article 25, et ensuite seulement si le résultat est « contre » on pourra procéder à un deuxième vote pour le premier candidat !

Dans le cas où il n’est pas réélu, il est possible que le représentant du Cabinet XXX qui assiste à la réunion demande à suspendre la réunion, ou même quitte la salle suite à ce vote négatif. Cela ne doit en aucun cas perturber la tenue de l’assemblée. Vous devez donc continuer avec le vote pour l’élection du syndic bénévole quoi qu’il arrive. En particulier si l’assemblée se tient dans les locaux du syndic, celui-ci peut (même s’il n’en a pas le droit) mettre les copropriétaires à la porte. Dans ce cas vous devez continuer la séance dans un autre lieu. Si on anticipe une telle réaction, il est préférable que l’assemblée ne se tienne pas dans les locaux du syndic, ou du moins qu’on prévoie une solution de repli à proximité.

Pour cette assemblée, choisissez donc un président de séance énergique. Pour rappel, conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le président de séance ne peut pas être le représentant du syndic (si c’est le cas, c’est un motif d’annulation des décisions de l’assemblée). Donc ce ne peut pas être l’ancien syndic. Mais ce ne peut pas être non plus le nouveau ! Si jamais vous êtes président de séance et que vous êtes élu syndic bénévole, veillez à bien préciser dans le procès-verbal que « l’assemblée décide de confier le mandat de syndic à M. XXX, syndic non-professionnel, et que celui-ci prendra ses fonctions à l’issue de la présente réunion ».

Pour cette assemblée, il ne faut pas que le secrétaire de séance soit le syndic. En effet dans ce cas le procès-verbal risquerait d’être incomplet (pour les points suivant le vote négatif du renouvellement de contrat) et d’être diffusé très tardivement. Dès le début de l’assemblée, proposez-vous comme secrétaire de séance. Conformément à l’article 15 du décret du 17 mars 1967, l’assemblée peut prendre cette décision à la majorité simple (article 24). De cette façon c’est vous qui rédigerez le procès-verbal et le ferez signer au président de séance.

3. Et ensuite ?

Une fois le changement voté, nous vous accompagnons dans la prise en main effective de la gestion et la mise en place de l’organisation de la copropriété à votre rythme.
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