Coprolib' : éthique et solidaire

FAQ – Questions fréquentes

Que m’apporte Coprolib’ ?

Coprolib’ vous apporte une solution entièrement intégrée

Avec Coprolib’ vous avez un seul outil pour toutes les tâches de gestion, de comptabilité et de communication relatives à la copropriété.
Les écritures comptables sont générées automatiquement en fonction de vos actes de gestion, et un grand nombre d’états sont disponibles pour restituer vos données.
Un espace collaboratif vous permet de publier des informations et des documents à destination des copropriétaires.

Que garantit Coprolib’ et pour qui cette solution a-t-elle été conçue ?

Coprolib’ vous garantit d’être toujours en règle par rapport à la législation en vigueur

Coprolib’ vous fournit toutes les références réglementaires, avec mises à jour régulières. Les règles de gestion du logiciel sont mises à jour automatiquement et sans action de votre part en fonction des évolutions de la législation. Les états produits par le logiciel sont toujours conformes à la législation en vigueur.

Coprolib’ est conçu pour des non-professionnels

Tout en ayant la même puissance que des outils pour professionnels, Coprolib’ offre une interface utilisateur centrée sur les actes de gestion (et non sur les journaux comptables) et, de ce fait, la navigation dans le logiciel est beaucoup plus intuitive. Vous êtes guidé entre les différentes actions possibles et de nombreux contrôles intégrés évitent toute erreur de saisie. Tous ces perfectionnements, combinés avec une ergonomie à la pointe de la technologie web 2.0, font que le confort d’utilisation du logiciel est bien supérieur à celui des logiciels d’ancienne génération.

Quelle sécurité pour mes données ?

Coprolib’ vous assure une archivage automatique de toutes les données informatiques que vous entrez dans le logiciel, y compris l’historique des documents que vous chargez sur le serveur. De plus l’accès à vos données est sécurisé par mot de passe. Enfin vous n’avez pas à craindre de perdre des données en cas de « plantage » de votre ordinateur, puisque les données sont sécurisées sur un serveur central auquel vous pouvez accéder depuis n’importe quel ordinateur (c’est aussi utile en cas de déplacement si vous avez un ordinateur portable par exemple).
L’archivage papier (factures, appels, PV, courriers…) reste de votre responsabilité.

Je suis syndic bénévole, comment Coprolib’ accompagne mes besoins ?

Avec Coprolib’ vous n’êtes plus seul

Vous savez que vous avez besoin de vous entourer de professionnels compétents en qui vous ayez confiance dans les différents domaines relatifs à la gestion de votre copropriété, que ce soit un architecte, des fournisseurs, des entreprises du bâtiment (plombier, électricien…). Mais vous avez aussi intérêt à communiquer avec d’autres syndics bénévoles comme vous, pour partager vos expériences, vos problèmes, vos interrogations… Sur ce point Coprolib’ vous ouvre la porte d’une communauté de syndics bénévoles avec lesquels vous pouvez échanger, sans parler des nombreuses ressources documentaires auxquelles le logiciel vous donne accès.

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Quels sont les différents modes de gestion d’une copropriété ?

Dans une copropriété, tout copropriétaire est propriétaire de ses lots (parties privatives) et d’une quote-part des parties communes de l’immeuble. L’ensemble des copropriétaires constitue une entité juridique appelée « syndicat de copropriétaires » dont le statut est défini par la loi du 10 juillet 1965 et qui prend ses décisions lors d’assemblées.
À noter que dans certaines grandes copropriétés, il peut y avoir, en plus du syndicat principal, un ou plusieurs « syndicats secondaires » qui ne regroupent que les propriétaires de certains lots (par exemple un bâtiment).
Un syndicat de copropriétaires est géré par un syndic qui lui est lié par un contrat. Traditionnellement, il s’agit d’un syndic professionnel. Mais il existe deux modes de gestion autonome alternatifs :
– la gestion par un syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire qui est élu par l’assemblée au poste de syndic.
– la gestion en syndicat coopératif : cette option doit être décidée par l’assemblée à la majorité absolue ; le conseil syndical élit alors parmi ses membres un président-syndic.
Dans ces deux modes, il est également possible que le syndicat adhère à une Union de Syndicats ou une Union de Services afin de sous-traiter une partie de la gestion et de la comptabilité.
(NB : Nous ne parlons pas ici des Associations Syndicales Libres (ASL) qui regroupent des propriétaires, par exemple un lotissement, mais qui ne constituent pas une copropriété.)

À qui s’adresse la solution Coprolib’ ?

Ce logiciel s’adresse à tous les syndicats de copropriétaires gérés en mode autonome, c’est-à-dire par un syndic non-professionnel.
L’abonnement au service est souscrit par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires.
Dans le cas d’un syndicat adhérant à une Union de Syndicats ou une Union de Services, le logiciel permet un accès multi-utilisateur, à la fois au syndic et au gestionnaire de l’Union.
Le logiciel convient également aux Associations Syndicales Libres (ASL) dont les statuts sont proches des statuts d’une copropriété.

Que faire en cas de changement de syndic ?

Si l’ancien syndic utilise déjà Coprolib’ (ou dans le cas d’un changement de président-syndic dans un syndicat coopératif), il n’y a quasiment rien à faire puisque l’abonnement au logiciel est souscrit au nom du syndicat des copropriétaires. Il suffit donc de nous transmettre les coordonnées du nouveau syndic et le changement est effectué. Toutes les données archivées et en cours sont accessibles immédiatement au nouveau syndic.
Si vous êtes nommé syndic et que vous devez prendre la suite d’un syndic qui n’utilise pas Coprolib’, le logiciel vous guide dans un certain nombre d’actions nécessaires au transfert et nous vous assistons dans cette phase de transition. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre guide « Comment démarrer une gestion en syndic bénévole ».

Pourquoi une plateforme en ligne ?

Le premier intérêt est l’accessibilité au logiciel et aux services depuis tous les appareils disposant d’une connexion internet. Vous pouvez commencez sur ordinateur, continuer sur l’application sur votre téléphone et terminer sur la tablette. Vous n’avez rien à installer sur votre ordinateur, car le logiciel est installé sur un serveur sécurisé en ligne, vous ne risquez pas de perdre vos données suite à une défaillance matérielle. Il n’y a donc aucun temps perdu en procédure d’installation. De plus le logiciel est accessible depuis n’importe quel ordinateur. Par exemple, en cas de déplacement, vous pouvez accéder au logiciel et à vos données depuis un ordinateur portable. Pas besoin de ré-installer le logiciel puisqu’il n’y a pas d’installation du tout. Pas besoin de transférer des données (export de fichiers ou autres procédures complexes avec des risques d’écrasement au retour sur l’ordinateur principal) puisque vos données n’existent qu’à un seul exemplaire, sur le serveur Coprolib’.
Le second intérêt est que le logiciel est toujours à jour. Vous n’avez pas à vous préoccuper de télécharger des « patchs » correctifs ou des mises à jour de version (avec les problèmes de compatibilité inhérents à ce système). Vous utilisez toujours la dernière version à jour du logiciel. Ceci permet également une plus grande réactivité : si une anomalie est détectée par un utilisateur, un correctif est développé rapidement et mis en ligne. Vous en bénificiez immédiatement sans action de votre part.
Le troisième intérêt est une sécurité accrue des données : des sauvegardes quotidiennes sont réalisées sur le serveur central, vous ne risquez dons pas de perdre vos données suite à un problème sur votre ordinateur. Bien entendu l’accès réseau est lui aussi sécurisé (via https).
Le quatrième intérêt est la simplicité de l’interface utilisateur, qui utilise les paradigmes auxquels vous êtes habitués avec votre navigateur Internet (menus, liens, aides…). Un grand souci a été apporté à l’ergonomie du logiciel pour qu’il soit adapté à des utilisateurs non-informaticiens.
Enfin le cinquième intérêt est l’accès multi-utilisateurs, qui permet au syndic de partager en ligne des documents avec les copropriétaires et aux copropriétaires de consulter la situation de leur compte par Internet.

Puis-je récupérer les données de la copropriété sur mon ordinateur ?

Vous pouvez à tout moment récupérer toutes les données depuis le serveur. Coprolib’ fournit une extraction de toutes les données (états comptables de clôture, grand livre, grille de répartition des charges…) sous la forme de fichiers au format Excel (ou PDF si vous préférez), que vous pouvez archiver sur votre ordinateur.
Vous pourrez toujours accéder en ligne à l’historique de vos données, même après la clôture d’un exercice. Il n’y a donc pas d’obligation d’archiver vos données en local sur votre ordinateur.

Devrais-je mettre à jour le logiciel pour avoir la dernière version en date ?

Non, vous n’avez rien à faire pour bénéficier des dernières fonctionnalités et dernières mises à jour légales. Les mises à jour sont faites automatiquement, vous êtes assuré d’être toujours en conformité.
Vous n’avez pas à vous préoccuper de savoir si votre matériel est compatible avec notre version, nous sommes une plateforme SAAS, vous accédez depuis votre navigateur à la version la plus à jour du logiciel Coprolib’.

Quels sont les pré-requis techniques à l’installation et à l’utilisation du logiciel ?

Si vous avez lu les questions précédentes, vous avez compris qu’il n’y a pas d’installation du logiciel sur votre ordinateur, donc aucun pré-requis technique à ce sujet.
Concernant l’utilisation du logiciel, vous pouvez vous y connecter à partir de n’importe quel ordinateur, comme tout site web, à condition que vous disposiez d’un navigateur Internet. Coprolib’ a été testé et est compatible avec les navigateurs suivants : Internet Explorer (à partir de la version 8, mais il est recommandé d’utiliser une version plus récente !), Edge, Firefox (à partir de la version 3), Safari (à partir de la version 4), Opéra (à partir de la version 10.50) et Chrome, sur PC/Windows, Mac, iPad, iOS et Android.
Les états produits par le logiciel sont au format PDF et donc affichables sur n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone.
Vous devez disposer de Microsoft Excel (version 97 ou plus récente, ou Open Office) si vous voulez aussi afficher les états au format Excel.
Autant dire qu’il n’y a aucun pré-requis technique car tous les éléments cités ci-dessus sont nécessairement présents sur votre ordinateur.

Est-ce que ce logiciel permet de gérer une copropriété en dehors de France ?

Oui, si Coprolib’ a été conçu sur la base de la loi française relative à la copropriété, son logiciel fonctionne parfaitement pour d’autres pays pour lesquels la loi relative à la copropriété est proche de la loi française.
C’est le cas par exemple de la Belgique, du Luxembourg, du Maroc, de la Tunisie…

Contactez notre support et nous activerons pour vous les règles de gestion et les options spécifiques relatives à votre pays, nous souhaitons aider tous nos clients à être autonome dans leur gestion de copropriété.

Je suis déjà syndic bénévole ou coopératif

Si vous êtes syndic bénévole ou président d’un syndicat de copropriété coopératif, et que vous utilisez actuellement différents outils (papier ou bureautique) pour gérer votre comptabilité, vos relations avec les copropriétaires (appels de fonds, encaissements, assemblées…), vos employés (gardien/concierge…), votre budget, les travaux, etc.,

Coprolib’ peut vous aider à répondre à vos besoins. Nous vous proposons une solution et des experts pour
gagner en efficacité sur votre gestion courante et faire en un tour de main vos préparatifs d’assemblée générale
mettre à profit votre temps à l’avancée de projets qui apportent de la valeur et permettent d’assurer une pérennité pour l’avenir de votre patrimoine
gagner du temps en supprimant les tâches répétitives et administrer la copropriété mieux qu’un syndic professionnel grâce à la gestion rapide des différents papiers
– avoir la sécurité d’une comptabilité fiable qui évite toutes les erreurs

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