Après le passage en syndic bénévole : Guide pratique pour démarrer la gestion de sa copropriété

Une fois le changement de syndic voté en assemblée générale, un certain nombre d’actions sont nécessaires pour la prise en main de la gestion par le nouveau syndic.
Ces actions sont analysées dans cette deuxième partie du guide de passage en syndic bénévole.

Il n’y a pas d’ordre particulier. Tout est mené en parallèle selon la situation et les informations disponibles.
L’équipe Coprolib’ vous aide à organiser cette prise en main à votre propre rythme, et sans rien oublier.

1. Ouverture d'un compte bancaire séparé

L’article 18, II alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965 oblige le syndic à ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Malheureusement, dans le cas d’un syndic professionnel, ce même article autorise l’assemblée à dispenser le syndic de cette obligation. Si vous êtes dans ce cas, il vous revient donc de procéder vous-même à l’ouverture de ce compte bancaire.
Par ailleurs même si le syndic actuel a ouvert un compte bancaire séparé, il s’avère très souvent que la banque n’accepte pas de transférer ce compte au nouveau syndic (!) et il est préférable d’envisager l’ouverture d’un nouveau compte dans une nouvelle banque…
Contactez donc votre banque au plus vite. Vous aurez besoin de transférer rapidement les fonds et vous devrez bientôt payer des factures ou encaisser des versements. Nous vous conseillons même de préparer l’ouverture du compte avant votre élection, afin que le jour venu vous n’ayez plus qu’à transmettre à la banque le procès-verbal de l’assemblée qui vous a désigné comme syndic et que les formalités soient réduites au minimum.
Notez que les banques proposent en général deux types de comptes : un compte courant pour les particuliers et un compte de dépôt pour les professionnels. Bien entendu le syndicat de copropriétaires ne rentre à proprement parler dans aucune de ces catégories. Ce n’est ni un particulier, ni une entreprise, ni une association… Il vous faudra donc trouver la meilleure formule auprès de votre banque. En général vous ouvrirez un compte « professionnel » ou « association ». Rappelez-vous que le titulaire du compte est le « Syndicat des copropriétaires de … » et non le syndic. Enfin n’hésitez pas à négocier les frais de tenue de compte en arguant du fait que vous n’êtes pas un « professionnel » ; ils peuvent même vous être offerts.

Vous pouvez télécharger un modèle de courrier pour votre banque.

En même temps que l’ouverture d’un compte de dépôt, nous vous conseillons d’ouvrir un compte de placement, tel qu’un compte sur livret ou un livret A. Le livret A est préférable car il rapporte (un petit peu) plus, et les revenus sont défiscalisés (avec un compte sur livret les intérêts sont soumis à l’impôt sur le revenu et doivent en principe être déclarés par les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes). Ce compte servira à placer les fonds d’avances du syndicat, selon les décisions de l’assemblée. Les intérêts rapportés par ce placement pourront, selon décision de l’assemblée, être affectés à un fonds d’avances ou venir en déduction des charges courantes.

2. Assurances, assistance et formation

Il convient de vérifier que l’assurance de l’immeuble comporte bien une option « responsabilité civile de gestion » qui couvre les gestionnaires bénévoles de l’immeuble (syndic et éventuellement conseil syndical). Si ce n’est pas le cas, contactez l’assureur pour ajouter cette option au contrat de la copropriété. Nous vous engageons d’ailleurs à consulter plusieurs assureurs, car c’est peut-être l’occasion de changer d’assurance pour l’immeuble si le contrat actuel n’a pas été négocié au mieux par le syndic précédent.
Il peut être intéressant d’adhérer à une association de syndics bénévoles ou de copropriétaires. L’adhésion inclut en général une assurance responsabilité civile complémentaire pour vous-même et pour les membres du conseil syndical.
L’association à laquelle vous adhérez peut vous proposer des conseils juridiques, des formations à la comptabilité… N’hésitez pas à profiter de ces services.
Vous pouvez également vous procurer des ouvrages relatifs à la comptabilité de la propriété. Par exemple : Copropriété : la comptabilité pour tous, édition ARC/Vuibert, et Copropriété : les nouvelles règles de comptabilité, édition Maxima.
Nous vous rappelons ici que l’utilisation du logiciel automatise un grand nombre de tâches relatives à la comptabilité, ce qui ne dispense pas pour autant de bien comprendre ce qui se passe. Nous espérons que l’aide et le support fournis avec le logiciel permettent de répondre à vos questions, mais la lecture d’un ouvrage spécialisé peut être un bon complément pour bien asseoir vos connaissances et permettre une utilisation optimale de l’outil informatique.

3. Transfert des comptes et des archives

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, l’ancien syndic doit vous transmettre dans un délai de 15 jours la situation de trésorerie, la référence des comptes bancaires et la totalité des fonds immédiatement disponibles ; dans un délai d’un mois, il doit vous transmettre l’ensemble des documents et archives du syndicat ; et dans un délai de 3 mois, il est tenu de vous verser le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de vous fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Que contiennent exactement les archives et de quels documents parle-t-on ? Nous vous invitons à consulter l’article 33 du décret du 17 mars 1967, ainsi que la Recommandation n°20 de la Commission Relative à la Copropriété.
Conformément à l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, l’ancien syndic doit vous fournir un bordereau récapitulatif de tous les documents qu’il vous transmet.
Si vous vous rendez dans les locaux de l’ancien syndic pour le transfert des documents et archives, prévoyez d’être accompagné d’un membre du conseil syndical.
Prévoyez également un espace de stockage suffisant car les archives peuvent être relativement encombrantes. Après réception des documents, la priorité est d’identifier les factures non payées, de façon à ne pas avoir à payer des pénalités de retard (par exemple des impôts).
Et pour la vérification des documents comptables, encore une fois, n’hésitez pas à vous faire aider, par exemple d’un copropriétaire ayant une certaine expertise en comptabilité.

4. Initialisation dans Coprolib'

Vous pouvez commencer à travailler avec le logiciel dès que vous êtes nommé syndic. Même si le transfert des archives n’est pas encore terminé et que vous ne disposez pas encore de toutes les informations, vous pouvez commencer à initialiser les données suivantes au fur et à mesure que vous les obtenez :

  • définition des lots et catégories de charges (à partir du règlement de copropriété)
  • liste des copropriétaires (incluant les éventuelles mutations depuis le début de l’exercice en cours)
  • liste des fournisseurs
  • liste des employés (contrat, salaires), le cas échéant
  • bilan d’ouverture du premier exercice en cours
  • budget prévisionnel et appels de fonds des exercices en cours
  • situation des avances et/ou du fonds de travaux
  • situation des travaux en cours ou votés
  • dépenses engagées dans un exercice précédent (clos) et non payées
  • dépenses et recettes de l’exercice en cours
  • paiements et encaissements de l’exercice en cours

Coprolib’ vous assiste dans cette phase d’initialisation en vous permettant de valider certaines étapes et en vous alertant sur les informations manquantes.

De plus nous vous proposons une assistance au démarrage, sous la forme d’une demi-journée de travail en commun (parfois 2 si la situation est très complexe). Au cours de cette prestation nous vous aidons à initialiser les données dans le logiciel et à analyser les documents (parfois fragmentaires, incohérents ou incomplets) que vous a transmis l’ancien syndic. En même temps vous êtes formé à l’utilisation du logiciel. A la suite de cette prestation, vous pouvez travailler sur une base propre, avec une comptabilité claire et lisible, et vous disposez des éléments pour traiter les éventuels litiges avec l’ancien syndic.

5. Changements d'adresse

Il faut dans les plus brefs délais notifier le changement de syndic et effectuer un changement d’adresse (et de RIB en cas de prélèvement) auprès de :

  • l’assureur de l’immeuble
  • les fournisseurs auprès desquels le syndicat a un contrat ou une convention : électricité, eau, ascenseur, société de nettoyage…
  • la banque qui détient le compte de dépôt du syndicat (s’il y avait déjà un compte bancaire séparé) et un éventuel compte de placement (ex: livret A)
  • le Trésor Public (pour les impôts, s’il y en a)
  • les organismes chargés du recouvrement des cotisations si le syndicat a des employés : URSSAF, Retraite, Formation Professionnelle, Médecine du Travail
  • la mairie de la commune de l’immeuble

Enfin n’oubliez pas de demander à l’ancien syndic de vous réexpédier le courrier à destination du syndicat.

6. Mise à jour du registre national des copropriétés

Le nouveau syndic doit créer un compte de télé-déclarant sur le site du registre national des copropriétés. L’ancien syndic doit transférer la copropriété au nouveau syndic sur ce site. Le nouveau syndic fait également la mise à jour annuelle sur ce site si les comptes ont été approuvés par l’assemblée.

Un guide Coprolib’ explique la procédure à suivre et notre équipe est là pour vous y aider.

7. Convocation d'une nouvelle assemblée

Une fois les archives transférées, les comptes vérifiés et les données initialisées dans le logiciel, il peut s’avérer nécessaire d’organiser une nouvelle assemblée avec à l’ordre du jour les points suivants (si ces points n’ont pas pu être traités lors de la première assemblée décidant de l’élection du syndic bénévole) :

  • approbation des comptes des exercices clos (le cas échéant)
  • décisions concernant certaines régularisations des comptes (si vous avez détecté des anomalies lors de la vérification et de la reprise des comptes)
  • décision concernant les dates des exercices comptables (*)
  • budget prévisionnel de l’exercice en cours
  • budget prévisionnel de l’exercice suivant
  • décision de constituer une avance de trésorerie ou une avance pour travaux futurs
  • renouvellement du mandat du syndic bénévole (ou décision de passage en syndicat coopératif) (**)
  • élection des membres du conseil syndical

(*) Si ce n’est pas déjà le cas, nous vous conseillons de faire coïncider les exercices comptables avec les années calendaires, ce qui simplifie la gestion des factures annuelles et facilite le contrôle des comptes. Dans ce cas vous serez amené à définir un exercice de transition d’une durée inférieure à 12 mois. Par exemple si le dernier exercice clos est du 01/04/2018 au 31/03/2019, définissez un exercice de transition du 01/04/2019 au 31/12/2019, et ensuite des exercices 2020, 2021, etc.

(**) Dans le cas où vous souhaitez passer en syndicat coopératif, nous vous conseillons d’attendre cette deuxième assemblée pour le faire. Lors de la première assemblée, il est plus simple d’élire un syndic bénévole « temporaire » et de ne passer en syndicat coopératif que lorsque la situation des comptes est clarifiée.