Une démarche éthique et innovante pour faciliter la copropriété !

Foire aux questions

 

Quels sont les différents modes de gestion d'une copropriété ?

Dans une copropriété, tout copropriétaire est propriétaire de ses lots (parties privatives) et d'une quote-part des parties communes de l'immeuble. L'ensemble des copropriétaires constitue une entité juridique appelée "syndicat de copropriétaires" dont le statut est défini par la loi du 10 juillet 1965 et qui prend ses décisions lors d'assemblées.

À noter que dans certaines grandes copropriétés, il peut y avoir, en plus du syndicat principal, un ou plusieurs "syndicats secondaires" qui ne regroupent que les propriétaires de certains lots (par exemple un bâtiment).

Un syndicat de copropriétaires est géré par un syndic qui lui est lié par un contrat. Traditionnellement, il s'agit d'un syndic professionnel. Mais il existe deux modes de gestion autonome alternatifs :
- la gestion par un syndic bénévole : il s'agit d'un copropriétaire qui est élu par l'assemblée au poste de syndic.
- la gestion en syndicat coopératif : cette option doit être décidée par l'assemblée à la majorité absolue ; le conseil syndical élit alors parmi ses membres un président-syndic.

Dans ces deux modes, il est également possible que le syndicat adhère à une Union de Syndicats ou une Union de Services afin de sous-traiter une partie de la gestion et de la comptabilité.

(NB : Nous ne parlons pas ici des Associations Syndicales Libres (ASL) qui regroupent des propriétaires, par exemple un lotissement, mais qui ne constituent pas une copropriété.)

À qui s'adresse le logiciel Coprolib' ?

Ce logiciel s'adresse à tous les syndicats de copropriétaires gérés en mode autonome, c'est-à-dire par un syndic non-professionnel.

L'abonnement au service est souscrit par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires.

Dans le cas d'un syndicat adhérant à une Union de Syndicats ou une Union de Services, le logiciel permet un accès multi-utilisateur, à la fois au syndic et au gestionnaire de l'Union.

Le logiciel convient également aux Associations Syndicales Libres (ASL) dont les statuts sont proches des statuts d'une copropriété.

Que doit-on faire en cas de changement de syndic ?

Si l'ancien syndic utilise déjà Coprolib' (ou dans le cas d'un changement de président-syndic dans un syndicat coopératif), il n'y a quasiment rien à faire puisque l'abonnement au logiciel est souscrit au nom du syndicat des copropriétaires. Il suffit donc de nous transmettre les coordonnées du nouveau syndic et le changement est effectué. Toutes les données archivées et en cours sont accessibles immédiatement au nouveau syndic.

Si vous êtes nommé syndic et que vous devez prendre la suite d'un syndic qui n'utilise pas Coprolib', le logiciel vous guide dans un certain nombre d'actions nécessaires au transfert et nous vous assistons dans cette phase de transition. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre guide "Comment démarrer une gestion en syndic bénévole".

Pourquoi Coprolib' n'est-il pas un logiciel qu'on achète ?

Jusqu'à ces dernières années, les logiciels étaient traditionnellement commercialisés sous la forme de licence d'utilisation. Le client payait un droit d'acquisition de la licence, et ensuite en général un droit de maintenance qui donnait droit à des mises à jour (ou un coût individuel à chaque mise à jour).

Depuis quelques années, un nouveau mode de commercialisation est apparu : les services en ligne (en anglais "Saas", software as a service). Il ne s'agit ni plus ni moins que d'un abonnement, sur le même modèle par exemple qu'un abonnement à un opérateur de téléphonie.
Tous les analystes prévoient une très forte croissance des logiciels commercialisés sous la forme de services en ligne (voir par exemple l'article du Gartner Group).
Ce nouveau mode de commercialisation a de nombreux avantages car il permet de tirer parti des nouvelles architectures web 2.0, en particulier en simplifiant la distribution, en améliorant la réactivité des mises à jour, en garantissant une meilleure sécurité des données et en permettant un meilleur support technique.

Quel est l'intérêt d'un logiciel en ligne avec une architecture web 2.0 ?

Le premier intérêt est l'accessibilité au logiciel. Vous n'avez rien à installer sur votre ordinateur, car le logiciel est installé sur un serveur web central. Il n'y a donc aucun temps perdu en procédure d'installation. De plus le logiciel est accessible depuis n'importe quel ordinateur. Par exemple, en cas de déplacement, vous pouvez accéder au logiciel et à vos données depuis un ordinateur portable. Pas besoin de ré-installer le logiciel puisqu'il n'y a pas d'installation du tout. Pas besoin de transférer des données (export de fichiers ou autres procédures complexes avec des risques d'écrasement au retour sur l'ordinateur principal) puisque vos données n'existent qu'à un seul exemplaire, sur le serveur central.

Le second intérêt est que le logiciel est toujours à jour. Vous n'avez pas à vous préoccuper de télécharger des "patchs" correctifs ou des mises à jour de version (avec les problèmes de compatibilité inhérents à ce système). Vous utilisez toujours la dernière version à jour du logiciel. Ceci permet également une plus grande réactivité : si une anomalie est détectée par un utilisateur, un correctif est développé rapidement et mis en ligne. Vous en bénificiez immédiatement sans action de votre part.

Le troisième intérêt est une sécurité accrue des données : des sauvegardes quotidiennes sont réalisées sur le serveur central, vous ne risquez dons pas de perdre vos données suite à un problème sur votre ordinateur. Bien entendu l'accès réseau est lui aussi sécurisé (via https).

Le quatrième intérêt est la simplicité de l'interface utilisateur, qui utilise les paradigmes auxquels vous êtes habitués avec votre navigateur Internet (menus, liens, aides...). Un grand souci a été apporté à l'ergonomie du logiciel pour qu'il soit adapté à des utilisateurs non-informaticiens.

Enfin le cinquième intérêt est l'accès multi-utilisateurs, qui permet au syndic de partager en ligne des documents avec les copropriétaires et aux copropriétaires de consulter la situation de leur compte par Internet.

Puis-je archiver les données de la copropriété sur mon ordinateur ?

Tout d'abord notez que, contrairement à d'autres logiciels, Coprolib' conserve toutes les données de votre copropriété, même après la clôture d'un exercice. Vous pouvez donc accéder en ligne à tout l'historique de vos données.

Il n'y a donc pas d'obligation d'archiver vos données en local sur votre ordinateur.

Mais bien entendu, si vous le souhaitez, vous pouvez à tout moment récupérer toutes les données depuis le serveur. Coprolib' fournit une extraction de toutes les données (états comptables de clôture, grand livre, grille de répartition des charges...) sous la forme de fichiers au format Excel (ou PDF si vous préférez), que vous pouvez archiver sur votre ordinateur.

Est-ce que mes données seront conservées à la fin de la période d'essai ?

Oui, bien entendu.

Tout l'intérêt de l'essai gratuit est de pouvoir évaluer le logiciel Coprolib' sur vos données réelles.
Donc quand vous passez commande du logiciel après l'avoir évalué, toutes les données que vous avez saisies sont conservées. Il n'y a aucune discontinuité de service.

Par ailleurs, si vous le souhaitez, nous pouvons réinitialiser vos données à n'importe quel moment pendant l'essai gratuit (au cas où vous auriez saisi trop de données fictives et où vous voudriez repartir sur une base vierge par exemple). Il suffit de nous en faire la demande.

Comment met-on à jour le logiciel ?

C'est très simple : vous n'avez rien à faire !
Comme le logiciel n'est pas installé sur votre ordinateur mais sur un serveur central, les mises à jour sont installées par nous-mêmes sur ce serveur central. Vous n'avez pas à vous préoccuper de savoir si vous avez la dernière version, s'il faut installer un "patch", si ce patch va être compatible avec votre version, etc.

Avec Coprolib', toutes ces questions sont dépassées : le logiciel que vous utilisez est toujours à jour.

Quels sont les pré-requis techniques à l'installation et à l'utilisation du logiciel ?

Si vous avez lu les questions précédentes, vous avez compris qu'il n'y a pas d'installation du logiciel sur votre ordinateur, donc aucun pré-requis technique à ce sujet.

Concernant l'utilisation du logiciel, vous pouvez vous y connecter à partir de n'importe quel ordinateur, comme tout site web, à condition que vous disposiez d'un navigateur Internet. Coprolib' a été testé et est compatible avec les navigateurs suivants : Internet Explorer (à partir de la version 6, mais il est recommandé d'utiliser une version plus récente !), Firefox (à partir de la version 3), Safari (à partir de la version 4), Opéra (à partir de la version 10.50) et Chrome, sur PC/Windows, Mac et iPad.
Les états produits par le logiciel sont au format PDF et donc affichables sur n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone.
Vous devez disposer de Microsoft Excel (version 97 ou plus récente, ou Open Office) si vous voulez aussi afficher les états au format Excel.
Enfin votre écran doit permettre une résolution minimale de 1024 x 768 pixels.

Autant dire qu'il n'y a aucun pré-requis technique car tous les éléments cités ci-dessus sont nécessairement présents sur votre ordinateur.

Est-ce que ce logiciel permet de gérer une copropriété en dehors de la France ?

Coprolib' a été conçu sur la base de la loi française relative à la copropriété. Mais ce logiciel fonctionne parfaitement pour les autres pays dans lesquels la loi relative à la copropriété est proche de la loi française. C'est le cas par exemple de la Belgique, du Luxembourg, du Maroc, de la Tunisie...

Contactez le support pour activer les règles de gestion et les options relatives à votre pays.